Beleidsplan Dutch Dental Care Foundation (DDC) Oktober 2024
Inhoud:
1. Missie en visie
2. Doelstellingen
3. Werkwijzen en projecten
4. Organisatiestructuur
- Gegevens van de stichting
- Organogram
- Bestuur
- Vrijwilligers
5. Toekomstvisie
6. Financiën, administratie en beloningsbeleid
1. Missie
Dutch Dental Care Foundation zet zich belangeloos in om de mondgezondheid in Kenia te verbeteren. Wij doen dit met eenvoudige middelen door preventie en tandheelkundige hulp te verlenen, waarbij onze speciale aandacht uitgaat naar de kwetsbaarste groepen van de bevolking, zoals de schoolgaande kinderen. Daarnaast bieden wij permanente educatie aan lokale mondzorgverleners.
Visie
Ons streven is de mondgezondheid van alle inwoners van Kenia te verbeteren, waarbij we ons op dit moment beperken tot de provincie Kwale. Uitgaande van het feit dat een slechte mondgezondheid een negatieve invloed heeft op de algehele conditie, bieden wij preventie en basale tandheelkundige hulp aan.
Probleemstelling
Helaas blijft de kennis en ervaring van de bevolking over de impact van suikerhoudende producten op de gezondheid en tanden achter.
Deze ontoereikende kennis leidt tot overmatig gebruik van deze producten en een gebrek aan goede zelfmondzorg, wat op zijn beurt cariës niet voorkomt. De Dutch Dental Care (DDC) Foundation ziet de laatste jaren tijdens haar missies een schrikbarende toename van cariës bij kinderen tussen vier en zeven jaar, hoewel specifieke cijfers ontbreken.
Het bewustzijn van de schadelijke effecten van overmatige suikerinname op de gezondheid,
zoals obesitas, diabetes en tandbederf heeft geleid tot toenemende bezorgdheid in Kenia en er
zijn maatregelen genomen zoals belastingen op suikerhoudende dranken en het
implementeren van gezondheidsbewustzijnscampagnes om de consumptie van suiker te
verminderen. Helaas zijn deze maatregelen niet voldoende om een goede mondzorg te
waarborgen. Er is educatie nodig, met name voor de jongere generatie, om het belang van een
gezond gebit voor het algeheel welbevinden te begrijpen.
Bovendien hebben veel kinderen, ondanks de goede wil van ouders of verzorgers, beperkte
toegang tot medische zorg. Ouders of verzorgers zijn vaak niet in staat om tandheelkundige
hulp te vinden en te kunnen bekostigen.
2. Doelstellingen
Dutch Dental Care zet zich in voor tandheelkundige zorg in Kenia via twee strategieën.
De eerste strategie richt zich op kinderen in basis- en middelbare scholen. Zij ontvangen
preventieve educatie over het behoud van een gezond gebit en hebben tegelijkertijd toegang
tot de meest basale en noodzakelijke tandheelkundige zorg. Deze activiteiten
worden uitgevoerd door Nederlandse tandheelkundige teams in samenwerking met lokale
COHO's (Community Oral Health Officers) met een basisopleiding tandheelkunde. Daarbij is de
educatie van de COHO’s gericht op het verbeteren van hun tandheelkundige vaardigheden,
zodat zij na hun opleiding zelfstandig kunnen werken in Keniaanse praktijken en preventie
onderwijs kunnen verzorgen op primary en secondary scholen.
De tweede strategie is het opzetten van lokale klinieken, waarvan er inmiddels twee goed
functioneren, een in Ukunda sinds 2008 en een in Lunga Lunga sinds 2014. In deze klinieken
wordt tandheelkundige zorg verleend tegen een geringe vergoeding. De DDC is
verantwoordelijk voor de aanschaf van materialen en apparatuur en ontvangt wekelijks
rapportages met uiteindelijk doel zelfvoorzienend te zijn door het oprichten van de community
Based Organization (CBO) volgens Keniaans recht en geleid door Keniaanse en Nederlandse
Bestuursleden.
3. Werkwijzen/projecten
De stichting stuurt Nederlandse vrijwilligers naar Kenia om op scholen preventielessen te geven, tandheelkundige controle uit te voeren en indien nodig de kinderen te behandelen.
Tevens worden er tegelijkertijd belangeloos pijnklachten bij leerkrachten en lokale volwassenen behandeld.
Per jaar worden hiervoor vijf à zes teams uitgezonden. Een team bestaat idealiter uit vier tandartsen, een MKA-chirurg, 2 mondhygiënisten, 5 (preventie)assistentes en één of twee als organisator/bureaumedewerkers, 2 ondersteuners voor sterilisatie en technisch onderhoud, 2 Keniaanse COHO’s en 1 Keniaanse tolk. Voor het vervoer zijn er twee busjes beschikbaar met lokale chauffeurs. Zij ondersteunen de teams met hand- en spandiensten.
Per uitzending wordt er zeven dagen gewerkt. Er wordt zoveel mogelijk preventieonderwijs gegeven aan kinderen, ouders en docenten van de bezochte school. In zo’n periode worden gemiddeld 1200 kinderen gezien en eventueel behandeld.
Daarnaast zien de teams gemiddeld zo’n 150 volwassenen vanuit de omgeving van de school met zeer uiteenlopende klachten en zorgvragen. Op jaarbasis worden tussen de 6000 à 7000 kinderen door tandartsen gezien. De impact op kinderen die op deze manier van de pijn in hun mond verlost worden, is groot. Als gevolg van pijn en ongemak is er veel schooluitval en dat is slecht voor hun schoolprestaties, de ontwikkeling van de kinderen en hun toekomst!
Operationele uitvoering van een schoolbezoek
Een jaar voorafgaand aan een uitzending wordt zorgvuldig een locatie geselecteerd op basis van
vraag en aanbod, evenals het opnieuw bezoeken van scholen die een verzoek hebben
ingediend. Het team krijgt ondersteuning van diverse Kenianen met verschillende vaardigheden,
waaronder chauffeurs, tolken en COHO's.
Alle benodigde apparatuur, materialen en instrumenten worden vanuit een centrale
opslagplaats naar de geselecteerde locatie vervoerd. Op deze locatie worden twee of drie
lokalen omgebouwd tot tandheelkundige klinieken. Elke kliniek beschikt over zes behandelunits,
een intaketafel, receptie en wachtruimte. Daarnaast wordt een tweede lokaal gebruikt voor
sterilisatie, een koffiekamer en als voorraadruimte.
Vanwege het klimaat en het stof zijn de apparatuur en materialen kwetsbaar. Het regelmatig
transporteren, opbouwen, afbreken en opslaan toont nog duidelijker de kwetsbaarheid van
onze apparatuur. Wij zijn volledig zelfvoorzienend wat betreft stroomopwekking en hebben
Daarvoor 4 generatoren in gebruik. Daarnaast zorgen 2 compressoren voor de benodigde
perslucht en 2 afzuigmotoren voor de afzuiging aan de behandelstoelen.
Na het voltooien van een missie worden apparatuur, instrumentarium en hulpmiddelen verplaatst naar een nieuwe locatie of teruggebracht naar de opslagplaats in Ukunda.
Scholing
Ten tweede voorziet de stichting in scholing voor tandheelkundige studenten en COHO’s in
Kenia. Tijdens een missie worden de COHO’s betrokken bij de preventielessen. Zij voeren deze
ook zelf uit. In de kliniek worden zij getraind en gecoacht door de tandartsen en kaakchirurg in
het vervaardigen van restauraties in tanden en kiezen en het extraheren van niet te behouden
tanden en kiezen.
DDC ondersteunt twee klinieken met als doel deze zelfstandig te laten draaien.
De kliniek in Ukunda is de afgelopen jaren verzelfstandigd. Er wordt door een COHO voor eigen
rekening en risico gewerkt. DDC ondersteunt bij de boekhouding, de huur en inkoopmaterialen.
Deze ondersteuning wordt geleidelijk afgebouwd.
In Lunga Lunga is de kliniek gevestigd in het regionaal ziekenhuis. Deze is ingericht door DDC.
DDC ondersteunt deze kliniek met salaris voor de COHO en materialen.
4. Organisatie
Oprichting
De stichting is op 28-2-2008 notarieel opgericht en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel
op 2-3-2008 onder het nummer 27314693. Dutch Dental Care Foundation is erkend als Algemeen
Nut Beogende Instelling (ANBI) door de Belastingdienst, RSNI-nummer: 819106331
De stichting heeft geen winstoogmerk. Wij richten ons op preventieve voorlichting mondhygiëne,
educatie van mondzorgprofessionals en eenvoudige mondzorgverrichtingen voor schoolgaande
kinderen, hun leerkrachten en ouders in minder bedeelde delen van Kenia.
a. Organigram
Elk bestuurslid en vrijwilliger heeft als primaire taak en doel alles in werking te stellen om de statutaire doelstelling en de daaruit voortvloeiende projecten succesvol uit te voeren.
Dutch Dental Care Kenya – CBO is een zusterorganisatie van de stichting. Uit het bestuur van de stichting neemt ook een aantal bestuursleden zitting in het bestuur van DDC Kenya. DDC Kenya heeft als doel om voor een aantal strategische doelen van de stichting het uitvoeringsorgaan te zijn. Het betreft hier dan met name de reguliere lokale tandheelkundige behandeling van Kenianen, door Kenianen. Jaarlijks stemt de stichting af hoeveel financiering er beschikbaar is voor DDC Kenia om haar kosten te dekken. Het is de uiteindelijke doelstelling dat deze activiteiten door Kenianen zelfstandig uitgevoerd gaan worden, met ondersteuning vanuit de stichting op het vlak van financiën waar nodig en in normale operatie van de kliniek en in scholing.
Bestuur
Het bestuur bestaat uit vijf leden, namelijk een voorzitter, penningmeester, secretaris, aangevuld met
twee bestuursleden.
De voorzitter
De verantwoordelijkheden van de voorzitter zijn:
• Het leiden van de organisatie, de vergaderingen, de bestuursleden en vrijwilligers;
• Het naar buiten treden namens de stichting, afhankelijk van de situatie;
• Het delegeren en mede-uitvoeren van de uit te voeren werkzaamheden;
• Het bewaren van evenwicht in de organisatie m.b.t. werklast en samenwerking;
• Het rapporteren over bovenstaande tijdens de bestuursvergaderingen.
De penningmeester
De verantwoordelijkheden van de penningmeester zijn:
• Het volgen van de daadwerkelijke inkomsten en uitgaven ten opzichte van de geplande inkomsten en uitgaven;
• Financiële administratie van de stichting in het algemeen;
• Financiële administratie van de projecten;
• Het opstellen van de jaarrekening, inclusief overleg met de kascommissie.
• Over bovenstaande rapporteren tijdens de bestuursvergaderingen;
• Tijdens de bestuursvergaderingen deelnemen in de algemene menings- en besluitvorming met betrekking tot alle punten die binnen de organisatie aan de orde zijn.
De secretaris
De verantwoordelijkheden van de secretaris zijn:
• Behandelen van de inkomende en uitgaande post en e-mail;
• Archiveren van de inkomende en uitgaande post en e-mail;
• Het naar buiten treden namens de organisatie, afhankelijk van de statutaire en reglementaire bevoegdheden en de situatie;
• Bijhouden van de aanmeldingen in de contacten;
• Over bovenstaande rapporteren tijdens de bestuursvergaderingen;
• Notuleren en verslagleggen van de bestuursvergaderingen.
De bestuursleden
De verantwoordelijkheden van de bestuursleden zijn:
• Het verwerken van de aanmeldingen voor de uitzendingen.
• Samenstellen van de teams
• Voorbereiding teams
• Voorraad beheren voor uitzendingen
• Reparaties van apparatuur
• Begeleiding van vrijwilligers
• Organiseren van kennismakingsdagen
• Toestemmingen van de officials in Kenia
• Contact met lokale dental clinics en medewerkers
• Contact met DDC-klinieken en COHO’s
• Het naar buiten treden namens de organisatie
• Administratie
Vrijwilligers
Redactie en Communicatie (Website, PR, Voorlichting)
A. Nieuwsbrief: Het opstellen en verspreiden van maandelijkse of kwartaalnieuwsbrieven vormt een essentieel onderdeel van onze communicatiestrategie en dient zorgvuldig te gebeuren, met een focus op het betrekken van onze gewaardeerde donateurs.
B. Website: Onze website moet regelmatig worden voorzien van tekstuele en visuele updates om zowel relevant als informatief te blijven. Dit omvat zowel het creëren van nieuwe content als het adequaat plaatsen ervan op de website
C. Donatiestrategie & relatie: een strategie voor het behouden van bestaande donateurs en werven van nieuwe donateurs is eveneens van cruciaal belang. Dit plan dient niet alleen als leidraad voor het onderhouden van bestaande donateurs door middel van nieuwsbrieven, kleine evenementen en acties gedurende het jaar, maar legt tevens vast op welke wijze en in welke mate nieuwe donateurs dienen te worden aangetrokken. Het biedt een strategisch kader om het jaarlijkse wervingsproces effectief te plannen en uit te voeren.
Activiteitencommissie
In samenwerking met de redactie bedenkt de activiteitencommissie initiatieven die de
voorlichting bevorderen en tegelijkertijd nieuwe donateurs aantrekken. Voorbeelden van
uitvoerende taken zijn onder andere het verzorgen van gastlessen en het organiseren van
evenementen zoals themabijeenkomsten, feesten of borrels of een golfevenement.
A. Schrijven van protocollen en beleid
B. Scholingscommissie
C. Etc.
D. etc
Het bestuur is verantwoordelijk voor het aansturen van de vrijwilligers. De vrijwilligers zijn
daarom niet aanwezig tijdens de bestuursvergaderingen, tenzij specifiek gevraagd via een
bestuurder.
5. Toekomstvisie
Als gevolg van de langzame welvaartsstijging in Kenia is het voor steeds meer kinderen mogelijk om snoep en frisdrank te ontvangen, te kopen en te consumeren. Ook hier lijkt preventie voor de gevolgen hiervan, zoals obesitas en tandbederf (cariës), te laat te komen.
Een inhaalslag kan worden gemaakt door met kennis, ervaring en de gewenste methode kinderen, hun ouders, leraren en overige opvoeders voor te lichten over de gevolgen. Daarnaast is het al vele jaren bekend en wetenschappelijk bewezen dat consequente zelfmondzorg (tanden poetsen, ragen en stoken) bijdraagt aan vermindering van cariësactiviteit. Daarom zal DDC tijdens al zijn missies het geven van voorlichting hierover als hoogste prioriteit beschouwen.
Minder cariës betekent minder kans op pijn, minder slapeloosheid en dus minder stress voor kinderen en ouders, minder schooluitval, etc.
Doordat preventie te laat is gekomen, is curatie voorlopig nog heel erg nodig. Het aantal Keniaanse mondzorgverleners blijft voorlopig gering in vergelijking met de vraag ernaar. Foundations zoals DDC zijn een welkome aanvulling op het beleid van overheidsinstanties in de gezondheidszorg om de strijd tegen obesitas en cariës aan te gaan.
DDC is bereid ook voor de komende jaren mondzorgpreventie en voedingsvoorlichting te blijven geven aan degenen die dat in Kenia het hardst nodig hebben. Daarnaast zal het tandheelkundig actief ingrijpen (curatie) de komende jaren zeker noodzakelijk blijven.
6. Financiën, administratie en beloningsbeleid
Ter financiering van de activiteiten steunt de stichting op de volgende drie pijlers:
- Bijdragen van bedrijven in de vorm van sponsoring of anderszins ondersteuning. Dit kan in de vorm van financiële ondersteuning of ondersteuning in natura
- Bijdragen van stichtingen, kerken, particulieren, incidenteel of regulier
- Inkomsten die het gevolg zijn van evenementen georganiseerd door de Stichting (fundraisingevenementen).
Ten aanzien van ondersteuning van bedrijven is onze doelstelling om zowel langer lopende sponsorcontracten af te sluiten als te continueren. Voor stichtingen, kerken en particulieren kijken we of we structureel, dan wel op projectbasis, financiering kunnen regelen voor de uitgaven die we doen. Ten aanzien van evenementen is het de doelstelling om regelmatig een fundraisingevenement te organiseren, dat ons de armslag geeft.
De reis- en verblijfskosten van de deelnemers worden in principe door alle deelnemers zelf betaald. De stichting opereert uit efficiëntie wel als een ‘doorgeefluik’ voor deze kosten en inkomsten. De stichting ondersteunt wel tot op zekere hoogte de fundingactiviteiten van individuele deelnemers.
De administratie wordt beheerd door de penningmeester. Hij controleert inkoopfacturen en in overleg met het relevante bestuurslid wordt de factuur betaalbaar gesteld. De penningmeester heeft direct toegang tot de bank; alle bestuursleden zijn wel geregistreerd bij de bank als gemachtigde.
Ten aanzien van deelnemers funding wordt de penningmeester ondersteund door een vrijwilliger die zich bezighoudt met vluchten, hotel en wat dies meer zij.
De penningmeester presenteert aan het begin van een jaar de begroting voor het komende jaar, ter goedkeuring van het bestuur. De penningmeester presenteert op regelmatige basis een overzicht van baten en lasten in het jaar en een prognose waar de stichting verwacht uit te komen voor het jaar. Indien nodig wordt de begroting aangepast aan de hand van deze overzichten en een besluit van het bestuur.
De financiële jaarstukken worden door de kascommissie gecontroleerd. De kascommissie rapporteert haar bevindingen aan het bestuur.
Bestuursleden en vrijwilligers hebben recht op vergoeding van onkosten die door hen gemaakt worden bij de uitoefening van hun functie. Voor bestuursleden en vrijwilligers heeft de stichting een regeling voor vergoeding van reiskosten naar Kenia. Deze regeling komt er in principe op neer dat een bestuurslid zelf niet meer betaalt (of funding hoeft te regelen hiervoor) dan wat een normale deelnemer zou betalen voor één jaarlijkse reis met een groep.
De stichting hanteert geen overige regelingen voor uitbetaling van vrijwilligersvergoedingen.